Mailcohólico: La adicción empresarial que más pérdidas genera

junio 29, 2017 - 7 minutes read

 

¿Cuánto tiempo le dedicas a tu email? La respuesta seguramente es: Mucho tiempo

Cuenta la leyenda que el mail era una bendición, una de las mejores herramientas para mejorar la productividad; pero hoy se está convirtiendo en una maldición, es incontrolable la cantidad de mails que recibimos.

Y no tengo la menor duda de que utilizada de forma Inteligente y constructiva podrí­a ser una excelente herramienta, y por eso dediqué diversos materiales a este tema.

El problema principal que hoy tenemos con el mail es simple y claro:

NOS ALEJA DE EJECUTAR NUESTRAS PRIORIDADES REALES, NOS QUITA TIEMPO Y ENFOQUE DE LO QUE DEBERIAMOS ESTAR HACIENDO.

Muchos estudios demuestran el impacto negativo que el exceso y mal uso del mail tiene en la productividad, por ejemplo:

  • Uno de McKinsey Global Institute de 2012 reportó que, en promedio, los colaboradores pasan 28% de su tiempo laboral leyendo y contestando mails, lo que representa 2.5 horas diarias invertidas en el mail.
  • Otro dato terrible. De acuerdo al último estudio realizado en 2015 por Adobe Systems, los ejecutivos de alto nivel pasan en promedio 6.3 horas de su dí­a revisando su mail (3.2 horas el mail del trabajo y 3.1 horas mails personales).

Además, es usual que mientras vemos la televisión, en la cama antes de dormir y antes de levantarnos, en el baño, en la cena y hasta en el coche, no dejemos de revisar el correo.

No falta en las empresas el colaborador que te marca o va a tu oficina para decirte, ya viste el mail que te acabo de enviar? y lo que a mi­ me pasa por la mente es:

Si tuviste el tiempo de marcarme o venir a mi oficina para decírmelo, no será más fácil aprovechar la vista para platicar y concluir el tema del mail en lugar del tiempo invertido en:

  • Que escribas un correo
  • Yo invierta tiempo en leerlo y entenderlo (porque muchas veces las redacciones no son muy claras)
  • Y después dedicar tiempo para contestar. Y, bueno, ojalá termine ahí­, de lo contrario me vuelves a contestar tú y así­ sucesivamente.

Yo veo dos tipos de problemas con respecto al tema del mail:

  1. El uso excesivo de la herramienta y
  2. Mala organización o falta de proceso para consultarlo que genera distracción y pérdida de enfoque.

Analicemos brevemente cada punto.

El primer problema:

Todos los días procesamos un promedio de 122 mails, que pueden ser clasificados como:

  1. El Chismail: Es el que se utiliza para evidenciar que alguien no está haciendo su trabajo.
  2. Ping pong mail: Tiene más de 3 idas y venidas discutiendo y exponiendo puntos entre varias personas.
  3. El multimail: Un largo y confuso mail con varios temas al mismo tiempo
  4. Mails administrativos para permisos, autorizaciones, preguntas, quejas, seguimiento de pendientes, solicitud de citas, etc.
  5. Mails PTI, (para tu Información): minutas, nuevas polí­ticas, procedimientos y acuerdos.
  6. Mails con adjuntos: como reportes, contratos o información para revisión.
  7. SPAM: Mails de promoción o publicidad que son los primeros que revisas por la mañana para marcarlos y borrarlos pero que durante todo el día continúan llegando.

Y que crees, de todos estos mails, de acuerdo a Sanebox´s, solo el 38% son relevantes.

¿Estás de acuerdo que está fuera de control? Mi sugerencia para que puedas transformarlo en una herramienta inteligente y constructiva es que junto con tu equipo:

Revisen y replanten para qué utilizan el mail. Después identifiquen qué funciona para la organización y qué no, qué mails necesitas y cuáles no. A partir de eso, definan políticas y reglas sencillas para todos.

El objetivo a lograr es utilizar el mail en general no más de 1 hora al dí­a.

Algunas ideas son:

  1. Eliminar el CHISMAIL:

Habla con el equipo para que lo dejen de hacer y en su lugar garantízales que cada vez que requieran apoyo para intervenir con alguien simplemente lo digan para que los apoyes.

Es más eficiente y constructivo.

  1. Prohibir tratar de solucionar problemas por mail; en su lugar, organiza reuniones exprés de 15 min. Si tienes a las personas correctas en la reunión y se tiene claro el resultado que se espera, no les tomará más resolver un tema que de otra forma podría llevarles hasta dí­as concluir.
  1. Evitar los mails con temas sensibles que puedan generar controversia y desatar emociones negativas. Las personas profesionales no tratan problemas ni tienen confrontaciones por mail, lo hacen personalmente o bien por teléfono.
  1. Prohibir los mails multi tema e invitar que se trate solo un tema o asunto por mail.
  1. Eliminarte de las listas de empresas que te envían mails que no te interesan y los que quieras seguir recibiendo guárdalos en una carpeta que se llame Promociones o publicidad por revisar.

Lo más importante es que todos tengan presente que si sospechan que el mail a enviar va a requerir muchas idas y venidas, no lo envíen y que en su lugar vayan o hablen por teléfono con la persona indicada para platicar el tema o agendar una reunión. Aplica también para cualquier información personal o confidencial que quieras tratar.

 

 

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